ERP sistemos, arba verslo valdymo programos, įsigijimas yra nemaža investicija bet kuriai įmonei, o ypač toms, kurioms aktualus pritaikytų verslo procesų sprendimų vystymas. Investicijų grąža, dar vadinama ROI, turėtų pateisinti šiam projektui išleistus resursus ir laiką.
Tačiau, įmonių vadovai turi daug didesnę rolę šiame procese nei dažnai nutuokia. Jie gali tiesiogiai įtakoti verslo valdymo sistemos investicijų grąžą bei priimi strateginius sprendimus, kurie padės maksimaliai ją padidinti. Šiame straipsnyje aptariami svarbiausi patarimai, kaip tai padaryti:
Turėkite aiškius tikslus
Verslo valdymo programinės įrangos diegimo procesas turėtų būti aiškus ir struktūruotas, siekiant optimaliausio rezultato. Todėl, pirmasis žingsnis visada turėtų būti konkrečių šio projekto tikslų nusistatymas. Tikslai gali būti įvairūs: nuo veiklos efektyvumo optimizavimo ir atsargų valdymo gerinimo iki išlaidų mažinimo ir pelningumo didinimo. Tai priklausys nuo Jūsų įmonės ir jos individualių poreikių.
Tačiau, svarbiausia yra užtikrinti, kad tuos tikslus būtų galima išmatuoti. Priešingu atveju, kaip sužinosite, kada ir ar iš viso juos pasiekėte, po to kai įdėjote tiek laiko ir pastangų į verslo valdymo sistemos diegimą? Jūsų tikslai turėtų būti aiškūs, su konkrečiais, išmatuojamais rodikliais, kuriuos galima nesunkiai palyginti prieš VVS diegimą ir po jo. Pavyzdžiui, jei vienas iš Jūsų tikslų yra padidinti užsakymų proceso efektyvumą, galėtumėte apskaičiuoti dabartinį užsakymų apdorojimo laiką ir vėliau palyginti, kaip jis sutrumpėjo naudojatis ERP programine įranga.
Aiškių tikslų turėjimas ne tik leis geriau įvertinti VVS (Verslo Valdymo Sistemos) investicijų grąžą ateityje, bet ir padės susikurti išsamų reikalavimų sąrašą, kurį Jūsų pasirinkta programa turėtų atitikti.
Pasirinkite tinkamą verslo valdymo sistemą
Tinkamiausios verslo valdymo sistemos pasirinkimas Jūsų įmonei yra procesas, reikalaujantis atidaus apsvarstymo. Jei paskubėsite ir pasirinksite netinkamą arba tiesiog pigiausią variantą, vėliau tai Jums gali kainuoti daug daugiau.
Tarkime, paaiškėja, kad programinė įranga neturi funkcionalumo, kurio Jums prirekė praėjus dvejiems metams po sistemos įsidiegimo. Tokiu atveju, Jūsų galimybės atrodys maždaug taip: a) VVS migracija, kuri vėl pareikalautų papildomo laiko ir išteklių; b) sistemos pritaikymas ir naujų sprendimų vystymas (jei sistema jį palaiko), kas gali kainuoti nemažai; c) toliau naudoti esamus sprendimus, kas nėra optimalu verslo efektyvumo požiūriu. Šio scenarijaus galima išvengti renkantis programinę įrangą ne tik pagal dabartines jos galimybes, bet ir atsižvelgiant į ilgalaikius Jūsų įmonės poreikius.
Štai keletas pagrindinių žingsnių, į kuriuos reikėtų atsižvelgti renkantis VVS programinę įrangą:
- Atlikite išsamų verslo auditą, nustatydami savo poreikius ir problemines sritis (tam yra galimos ir trečiųjų šalių verslo audito paslaugos);
- Palyginkite kelias sistemas pagal jų funkcijas, kainodarą ir suderinamumą su Jūsų verslo procesais;
- Įsitikinkite gera programinės įrangos reputacija (su klientų atsiliepimais), oficialios pagalbos ar sistemos diegimo partnerių prieinamumą bei esamus išteklius / dokumentaciją;
- Apsvarstykite programinės įrangos plečiamumą ateityje: Kaip lengva pridėti naujas funkcijas? Ar galimas verslo valdymo sistemos vystymas? Kaip ji dera su Jūsų ilgalaikiu augimo planu?
Raskite tinkamą sistemos diegimo partnerį
Jei nuspręsite naudotis verslo valdymo sistemos diegimo paslaugomis savo projektui, šis sprendimas taip pat turėtų būti gerai apgalvotas.
Nors visos įmonės siekia, kad ERP diegimas būtų kuo ekonomiškesnis, pinigai neturėtų būti pagrindinis partnerio pasirinkimo kriterijus. Įsitikinkite, kad renkatės patikimą partnerį, kuris siūlo skaidrų diegimo planą su aiškiais projekto etapais ir terminais. Be to, sistemos diegimo firma, kuri jau turi ankstesnės patirties su Jūsų pramonės šaka arba verslo sritimi, visada yra privalumas.
Atminkite, jei kas nors skamba pernelyg gerai, kad būtų tiesa, greičiausiai taip ir yra. Tiesa ta, kad pigus, greitas ir kokybiškas sprendimas yra retas atvejis daugumoje ERP projektų, ypač didelėse organizacijose. Dažniausiai įmonėms tenka rinktis du iš trijų šių kriterijų.
Paskirkite dedikuotą projekto komandą
Jūsų dalyvavimas šiame projekte yra nepaprastai svarbus, net ir dirbant su diegimo partneriu. Paskirdami dedikuotą komandą arba VVS vadovą šiam projektui, užtikrinsite, kad rezultatai būtų tokie, kokių tikėjotės.
Jūsų projekto komanda turėtų rengti reguliarius susitikimus ir apžvalgas su Jūsų diegimo partneriu, aptarti jau įdiegtų funkcijų efektyvumą, taip pat tų, kurios planuojamos kituose etapuose. Šių asmenų užduotis yra įsitikinti, kad naujoje sistemoje nėra netikėtų problemų bei užtikrinti, kad programinė įranga veikia sklandžiai prieš ją paleidžiant naudojimuisi. Idealiu atveju, konkrečioms sistemos dalims įvertinti paskirtumėte tam tikrų sričių ekspertus (pvz.: apskaitos specialistas tvirtintų apskaitos programos įrankius).
Prioritizuokite darbuotojų apmokymą
Jūsų darbuotojai yra galutiniai verslo valdymo programos naudotojai. Todėl užtikrinti, kad jie supranta jos naudą ir yra gerai apmokyti ja naudotis, yra nepaprastai svarbu.
Pokyčių valdymas yra vienas iš pagrindinių iššūkių daugumoje įmonių, ypač didelėse ir seniai įsitvirtinusiose organizacijose, kur verslo procesai yra įsisenėję jau daugelį metų. Kai kuriems darbuotojams būna sunku priimti didelius pokyčius, kurie ateina kartu su naujos verslo valdymo sistemos įsigijimu. Be to, kad reikia išmokti naudotis naujais įrankiais, kai kurie darbo procesai ir eigos visiškai pasikeičia tam, kad padidintumėte jų produktyvumą.
Taigi, geriausias būdas suvaldyti pokyčius yra pradėti kuo anksčiau, supažindinant savo komandą su nauja verslo valdymo programine įranga ir jos teikiama nauda. Išsamus darbuotojų apmokymas yra be galo svarbus, kadangi tik taip užtikrinsite, jog Jūsų komanda naudosis sistema produktyviai bei išnaudos jos galimybes visu 100%. Sistemos mokymai turėtų prasidėti gerokai iki pradedant naudotis nauja sistema, siekiant išvengti laiko ir išteklių švaistymo ateityje.
Nuolatinis sistemos tobulinimas
Pradinis VVS įdiegimas yra svarbus žingsnis Jūsų verslo optimizavimo link. Tačiau, kad iš tiesų maksimaliai išnaudotumėte savo investiciją, svarbu laikui bėgant nenustoti gerinti savo verslo valdymo programos.
Augant įmonei, auga ir sistemos poreikiai. Kai atsiranda naujų probleminių sričių ar galimybių sutaupyti išteklių, galima įdiegti naujas funkcijas, kad dar labiau optimizuotumėte savo sistemą. Auditas po įdiegimo ir reguliarus sistemos veikimo vertinimas ne tik padės rasti tobulintinas sritis, bet ir efektyviau įvertinti investicijų grąžą.
Be to, dauguma VVS siūlo reguliarius atnaujinimus, skirtus pagerinti programos veikimą ir saugumą, todėl periodiškas sistemos atnaujinimas užtikrins, kad ji veiktų kaip įmanoma optimaliau.
Siekiate padidinti savo VVS investicijų grąžą?
Via laurea yra oficialūs Odoo partneriai Lietuvoje ir Suomijoje. Jeigu domitės verslo valdymo programa Odoo, mes Jums padėsime kiekviename žingsnyje - nuo verslo poreikių išsiaiškinimo workshopuose, iki Odoo diegimo, vystymo ir palaikymo paslaugų. Kartu užtikrinsime, kad Odoo sistema būtų verta Jūsų laiko ir investicijų!
Registruokitės pirmai konsultacijai ir mūsų verslo analitikai atsakys į visus Jums rūpimus klausimus:
Registruokitės nemokamai konsultacijai
