Verslo valdymas apima daugybę įvairių veiklų. Deja, ne visos jos įmonei sukuria pridėtinę vertę. Tiesa ta, kad nemaža dalis šių veiklų tik švaisto Jūsų laiką, kuris galėtų būti išnaudotas produktyviau strateginėse užduotyse. Tačiau, gera naujiena - šie procesai dažniausiai gali būti nesunkiai optimizuoti arba automatizuoti naudojant tam pritaikytus sprendimus. Šiame straipsnyje aptarsime dažniausius laiko švaistytojus versle bei kaip juos išspręsti.
Pasikartojančios užduotys
Pasikartojančios užduotys, tokios kaip duomenų suvedimas arba sąskaitų faktūrų apdorojimas, yra bene dažniausias būdas, kuriuo verslai švaisto savo laiką. Dažnai sutinkame įmones, kuriose naudojamos „Excel“ lenteles ar panašios programos, kur informacija yra suvedama rankiniu būdu. Tai - monotoniškas ir daug laiko reikalaujantis darbas.
Automatizuoti šį procesą yra gana paprasta su verslo valdymo programa, pasitelkiant duomenų integraciją ir centralizaciją. Ši išmani sistema optimizuoja pasikartojančias užduotis, tokias kaip sąskaitų išrašymas, laiko apskaitos žiniaraščių kūrimas ar ataskaitų generavimas. Šie ir dauguma kitų veiksmų gali būti atlikti vos keliais pelytės paspaudimais.
Sumažinę besikartojančias arba rankiniu būdu atliekamas užduotis ne tik sutaupysite laiko ir išteklių, bet ir padidinsite darbuotojų motyvaciją, kadangi šie savo laiką galės skiri prasmingesnėms užduotims.
Netinkamas planavimas
Prastas planavimas versle lemia projektų vėlavimus ir praleistus terminus, o tai savo ruožtu mažina ir verslo efektyvumą bei švaisto laiką. Ši problema dažniausiai kyla kai komandoje trūksta aiškumo apie projektų eigą, užduočių paskirstymą, prioritetus ir terminus. Tai taip pat gali lemti netinkamas išteklių paskirstymas įmonėje (kai projektui skiriama per daug arba nepakankamai išteklių).
Yra daug skirtingų įrankių, kurie gali padėti įmonėms pagerinti savo planavimo įgūdžius: nuo įvairių laiko valdymo metodų, tokių kaip Gantt diagramos, iki specializuotos projektų valdymo programinės įrangos. Šie įrankiai padeda nusistatyti aiškius tikslus ir efektyviau stebėti projektų eigą, užtikrinant, kad jie būtų atlikti laiku ir biudžeto rėmuose.
Prasta komunikacija
Prasta komunikacija gali sukelti nesusipratimų tarp komandos narių, kas lemia laiku nepadarytus darbus arba, dar blogiau, dubliuotas darbo pastangas. Įmonės privalo užtikrinti, kad visi darbuotojai turėtų prieigą prie vienodos ir tikslios informaciją, taip išvengdamos klaidų, vėlavimų ir kitų nesusipratimų.
Komunikacijos gerinimas vėlgi priklausys nuo įmonėje naudojamų įrankių. Egzistuoja įvairios bendradarbiavimo platformos, kurios siūlo visas reikalingas funkcijas efektyviai ir produktyviai komunikacijai, tokias kaip dokumentų bazės ir žinynai, bendri kalendoriai, užrašai ir priminimai užduotims, bei daugelis kitų.
Efektyvi komunikacija padeda visai komandai išlikti vieningai, sumažinant klaidų tikimybę ir užtikrinant sklandų projektų vykdymą. Ji taip pat mažina bereikalingą laiko švaistymą ir didina darbuotojų produktyvumą.
Duomenų paieška
Išsibarstę duomenys yra dažna problema versle, ypač didesnėse organizacijose. Jei pastebite, kad nemažai savo laiko praleidžiate ieškodami informacijos keliose skirtingose duomenų bazėse, tai yra ne tik neproduktyvu, bet ir lėtina sprendimų priėmimą. Necentralizuota informacija taip pat dažnai sukelia klaidas ar neatitikimus duomenyse, kas dar labiau trikdo verslo veiklą.
Šią problemą geriausiai išsprendžia centralizuotos duomenų bazės įsigijimas - t.y. visi įmonės duomenys yra saugomi ir prieinami vienoje platformoje. Nesvarbu, ar tai pardavimų valdymas (CRM sistema), projektų veikla, darbuotojų informacija, ar gamybos procesų valdymas, su centralizuota sistema būsite tikri, kad visi duomenys yra visada tikslūs ir atnaujinti.
Žmogiškųjų išteklių valdymo problemos
Neefektyvūs personalo valdymo procesai gali reikšti pernelyg ilgą įdarbinimo procesą arba kitus iššūkius, susijusius su darbuotojų apmokymu ir valdymu. To pasekoje, naujų komandos narių paieška patampa perdėtai brangiu ir per daug laiko reikalaujančiu procesu. Kitos personalo valdymo problemos taip pat gali paveikti jau esamų darbuotojų produktyvumą ar net pasitenkinimą darbu.
Moderni personalo valdymo programinė įranga gali padėti automatizuoti dalį šių procesų ir išspręsti efektyvumo problemas. Pavyzdžiui, supaprastintas įdarbinimo procesas arba pagreitinta naujų darbuotojų integracija į įmonę.
Kitos, rutininės žmogiškųjų išteklių valdymo veiklos taip pat gali būti optimizuotos naudojantis HR sistema, ypač rankiniu būdu atliekamos užduotys. Šių procesų pagerinimas ne tik mažina klaidų tikimybę, bet ir sukuria labiau motyvuotą darbo jėgą.
Neproduktyvūs susitikimai
Pertekliniai ir neproduktyvūs susitikimai yra vieni iš dažniausių laiko švaistytojų versle. Jie trikdo individualų darbą ir lėtina projektų eigą. Tad, projektų vadovai turėtų įvertinti kiekvieno susitikimo būtinybę bei riboti jų skaičių ir trukmę, kad išlaikytų komandos produktyvumą. Taip pat naudinga sukurti aiškų planą kiekvienam susitikimui - ko siekiama ir ką norima aptarti jo metu.
Skaitmeninė bendradarbiavimo platforma yra puikus įrankis produktyviai darbo aplinkai, ypač įmonėms turinčioms nuotoliniu būdu dirbančių komandos narių. Jos leidžia darbuotojams lengvai matyti vieni kitų prieinamumą, dalintis informacija, dirbti su tais pačiais dokumentais vienu metu, vieni kitiems palikti su užduotimis susijusius užrašus ir priminimus bei dar daugiau...
Taupykite brangų laiką su verslo valdymo sistema Odoo
Aukščiau aptartų problemų sprendimas yra būtinas Jūsų verslo efektyvumui. Tai ne tik leis susigrąžinti brangius išteklius, bet ir padidins bendrą įmonės produktyvumą.
Ar susiduriate su šiais laiko švaistytojais savo versle? Mes galime padėti juos panaikinti!
Odoo VVS išsprendžia šias ir dar daugiau kitų problemų įvairiose verslo srityse. Nuo CRM programos iki apskaitos sistemos – ji centralizuoja ir optimizuoja visus verslo procesus vienoje, galingoje platformoje.
