Verslo išteklių planavimo (angl. Enterprise Resource Planning) sistemų vaidmuo šiuolaikiniame versle yra itin svarbus. Jos integruoja pačias įvairiausias verslo funkcijas, nuo inventoriaus valdymo iki apskaitos, į vieną, pilnai susietą sistemą. Tačiau, verslo valdymo sistemų (VVS) diegimas taip pat yra sudėtingas procesas, kuris neapsieina be savų iššūkių. Efektyvus rizikų suvaldymas yra būtinas, norint užtikrinti sėkmingą, laiku bei biudžeto ribose užbaigtą sistemos diegimą. Šiame straipsnyje peržvelgsime pačias dažniausias VVS diegimo klaidas, kurių reikėtų vengti.
Kokias rizikas atneša nesuvaldytas verslo valdymo sistemų diegimas?
Neteisingai įdiegtos išteklių valdymo sistemos gali sukelti didelę sumaištį organizacijoje. Šis procesas Jūsų verslui kainuoja daug – ne tik finansiškai, bet ir laiko bei išteklių prasme. Taigi, bet kokie vėlavimai ar klaidos tik padidins VVS diegimo išlaidas ir sumažins šios investicijos naudą. Be to, prastai valdomas verslo valdymo sistemų diegimas gali turėti ir ilgalaikių pasekmių Jūsų įmonei, pavyzdžiui, sutrikdyti procesai ir prarastas klientų pasitikėjimas. Tad, rizika yra labai didelė, o diegimo proceso efektyvus suvaldymas yra gyvybiškai svarbus verslui. Pažvelkime į 8 dažniausiai pasitaikančias klaidas VVS diegimo metu:
Klaida 1: Prastas planavimas
Išteklių valdymo sistemų diegimas yra didelė ir sudėtinga užduotis, reikalaujanti išsamaus planavimo. Jo stoka gali privesti prie neužbaigtų sprendimų, tokių kaip netinkamų verslo valdymo sprendimų pasirinkimas ir diegimas, pilnai neišsiaiškinus visų organizacijos poreikių. Pavyzdžiui, pasirinkus sistemą, orientuotą į inventoriaus valdymo programinę įrangą, gali tekti susidurti su problemomis, jei pagrindinis Jūsų verslo poreikis yra apskaitos valdymas. Planavimo stoka gali lemti neefektyvų išteklių naudojimą, diegimo vėlavimus bei didelius finansinius nuostolius.
Klaida 2: Vartotojų mokymų ir pokyčių valdymo ignoravimas
Vienas iš svarbiausių, bet dažnai nuvertinamų, veiksnių VVS diegime yra jos vartotojai. Įmonės dažnai nusprendžia neskirti pakankamai dėmesio personalo apmokymams su nauja sistema, nes mano, kad šie patys greitai prie jos prisitaikys. Tai yra didžiulė klaida, ypač diegiant itin specializuotus modulius, tokius kaip logistikos valdymas ar pritaikytas kasos aparatas. To rezultatas gali būti įvairios klaidos ir neefektyvus sistemos naudojimas. Tad, yra be galo svarbu apgalvoti savo pokyčių valdymo politiką bei pasirūpinti, kad visi darbuotojai pilnai pasirengtų naujajai sistemai ir jos galimybėms.
Klaida 3: Nepakankamas testavimas
Verslo valdymo sistema nėra kažkas, ką galite tiesiog pajungti ir tikėtis, jog viskas iš karto veiks be jokių probemų. Tai yra sudėtinga sistema, apimanti visus Jūsų verslo skyrius. Nepakankamas šios sistemos testavimas gali reikšti, kad tam tikros problemos bus nepastebėtos, iki kol sistema nebus paleista veikti. Pačiu blogiausiu atveju, tai gali visiškai sustabdyti verslo veiklas bei sugadinti santykius su klientais. Kad išvengtumėte nenumatytų problemų po įdiegimo, Jūsų verslo valdymo sistema turėtų būti išsamiai ištestuota, naudojantis įvairiais scenarijais.
Klaida 4: Prasta duomenų kokybė ir migracijos strategija
Prasta duomenų kokybė gali gerokai sumažinti verslo valdymo sistemos naudą Jūsų įmonei, lemdama netikslų ataskaitų rengimą ir klaidingus verslo sprendimus. Pavyzdžiui, nepilnos ar neteisingos duomenų migracijos metu gali kilti problemų su apskaitos funkcijomis, dėl ko gali nukentėti įmonės finansinis stabilumas. Tad, Jūsų duomenų migracijos stategija turi būti itin gerai apgalvota, ypač jeigu Jūsų integruota ERP sistema bus susieta su kitomis platformomis ar verslo valdymo įrankiais.
Klaida 5: Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo trūkumas
Išteklių valdymo sistemos apima visus organizacijos skyrius: nuo sandėlių iki rinkodaros valdymo. Jei pagrindinės suinteresuotosios šalys, pavyzdžiui, skyrių vadovai ar net galutiniai vartotojai, nėra įtraukti į sprendimų priėmimo procesą, galutinis sprendimas gali neatitikti tikrųjų organizacijos poreikių - tik tuos, kurie atrodė svarbūs direktoriui. Pavyzdžiui, Jūsų apskaitos ir buhalterijos sprendimai gali pilnai atitikti apskaitos skyriaus reikalavimus, tačiau, neturėti integracijos arba konkretaus funkcionalumo, reikalingo Jūsų pardavimų komandai. Tad, išsiaiškindami tikslius kiekvieno skyriaus poreikius užtikrinsite, kad Jūsų ERP sprendimai būtų pilnai optimizuoti.
Klaida 6: Jokios priežiūros po įdiegimo
Daugelis įmonių klaidingai mano, kad įdiegus verslo valdymo sistemą daugiau nieko daryti nebereikės. Tai nėra tiesa, kadangi reguliari VVS priežiūra yra itin svarbus veiksnys jos efektyviam veikimui ateityje. To pasekoje, Jūs taip pat rasite bet kokias mažas problemas, kurios gali būti greitai ištaisytos, joms nespėjus patapti daug didesnėmis problemomis. Taipogi, reguliarūs sistemos atnaujinimai ir jos veikimo įvertinimai yra kritiškai svarbūs, siekiant užtikrinti, kad sistema išliktų efektyvi ir saugi. Sistemos priežiūra neprivalo būti labai dažna, tačiau visiškas jos nebuvimas gali atnešti didelių problemų.
Klaida 7: Per daug sudėtingi sprendimai
Galimybė vystyti pritaikytus modulius verslo valdymo sistemoje gali būti tiek privalumas, tiek trūkumas. Per daug sudėtingi, pritaikyti sprendimai gali be reikalo apsunkinti Jūsų sistemą, taip didinant vartotojų klaidų tikimybę arba problemas ateityje bandant atnaujinti sistemą. Debesies pagrindu veikianti VVS, pavyzdžiui, gali būti nesuderinama su Jūsų nestandartiniais sprendimais, tad bet kokie standartiniai jos atnaujinimai gali sukelti nenumatytų problemų. Kai išvystyti tvarkingai, pritaikyti sprendimai yra labai naudingi įmonėms, turinčioms nestandartinių procesų. Tačiau, jei standartiniai sistemos moduliai pilnai išpildo visus Jūsų verslo poreikius, pernelyg sudėtingų sprendimų geriausia būtų vengti.
Klaida 8: Nėra nuotolinio arba mobilaus prieinamumo
Darbas nuotoliniu būdu yra vis dažnesnis reikalavimas įmonėms, tad mobilus ar nuotolinis verslo valdymo sistemos prieinamumas yra kritiškai svarbus daugumai organizacijų. Šio aspekto ignoravimas gali smarkiai apriboti sistemos naudotinumą, ypač komandoms, kurios daug keliauja darbo reikmėms arba tiems, kurie yra priklausomi nuo realaus laiko duomenų prieinamumo svarbių verslo sprendimų priėmimui.
Geriausios verslo valdymo sistemos diegimo praktikos
Proaktyvi rizikos valdymo strategija yra gyvybiškai svarbi siekiant išvengti šių VVS diegimo spąstų. Pavyzdžiui, struktūruotos diegimo metodikos naudojimas leidžia sukurti lankstesnį diegimo procesą, suskaidant jį į lengviau valdomas fazes ir padedant aptikti problemas anksčiau.
Taip pat, kokybiška suinteresuotųjų šalių tarpusavio komunikacija yra esminis veiksnys efektyviam ERP diegimo procesui. Reguliarūs susitikimai ir sprendimų aptarimai užtikrina, kad projektas vyksta pagal planą ir atsižvelgia į visų skyrių poreikius. Vartotojų mokymai taipogi turėtų būti organizuojami iš anksto, siekiant juos paruošti pasikeitusiai sistemai bei išmokyti ją išnaudoti pilnu potencialu.
Galiausiai, nuolatinė sistemos priežiūra ir galimų problemų auditai po įdiegimo padeda išlaikyti sistemos efektyvumą ilgą laiką ir užtikrinti, kad ši atitinka besikeičiančius verslo poreikius įmonei augant. Šių praktikų laikymasis gerokai sumažins anksčiau minėtas rizikas bei nukreips Jus link sėkmingo verslo valdymo sistemos įgyvendinimo.
Arba… Leiskite specialistams tuom pasirūpinti už Jus: Odoo diegimo paslaugos
Išvengti aukščiau aprašytų diegimo klaidų yra be galo svarbu norint pasiekti maksimalų operacinį efektyvumą ir ilgalaikę sėkmę su Jūsų ERP sistema. Kaip oficialūs GOLD Odoo partneriai Lietuvoje, galime pasirūpinti Odoo verslo valdymo sistemos įgyvendinimu už Jus!
Mūsų patyrę Odoo konsultantai padės rasti tinkamiausius modulius, atitinkančius individualius Jūsų verslo poreikius, o, esant reikmei, mūsų programuotojų komanda padės su pritaikytų Odoo sprendimų vystymu. Susisiekite su mumis ir kartu padėsime Jūsų verslui augti!
